编史修志，是我国优良的文化传统之一，自古以来方志与档案资料就结下了不解之缘，80年代以来，全国各地先后掀起了修志高潮，2003年内蒙古自治区人民政府决定，开展第二届新方志编纂工作，这必将及大地推动方志编纂工作的开展，给方志宝库添加新的光彩。修志完成后，如何将方志资料建档，笔者谈一下粗浅看法，以同仁赐教。

    一、方志资料建档工作的必要性

胡乔木在全国地方志工作第一次会议上明确提出“地方志是一部朴实的、严谨的、科学的资料汇集，地方志的价值，在于它提供科学的档案资料”。但是，对于修志过程中征集和形成的档案资料要不要立卷归档，目前有着不同的说法，有人说，资料是为修志服务的，县志修成了，是资料高度集中，是最好的档案，其余的材料没必要立卷归档。其实这些材料，有的是领导和组织管理修志的文件和经验材料；有的是编纂志书的业务理论和指导材料；有的是编纂和理论研究成果；有的是编志广征的大量素材。它们都是研究县志的重要材料。一部志书的优劣成败，全在于资料的多寡和翔实，资料的来源首位就是档案资料，它占全书文字总量的70％左右，甚至成为志书的“骨架”。所以，在修志主体完成之后不抓紧将这些档案资料及时立卷归档，使大量的珍贵的历史资料散失掉，会给修志工作带来很大损失，因此，我们必须认识到方志资料建档工作的必要性。

    二、方志资料的归档范围 

笔者认为，做好方志资料的立卷归档工作，重要的是必须明确归档范围，归档范围确定的恰当与否，将直接影响建档工作的质量。依据县级方志资料的内容数量，我们可以归纳以下10个方面：1.上级领导发的县级修志机构的设置、编制、人员工资、经费；2.修志工作的计划安排、总结等文件；3.上级颁发的业务指导、业务理论研究的文件材料；4.上级针对本级修志管理、行政领导、业务活动、调查研究所发的通知、通报、决定；5.上级转发本级有关修志工作的经验材料、发言材料；6.本级形成的修志管理工作、行政管理工作的文件材料、图表、照片、录音带、录像带；7.本级形成的修志业务指导、业务理论研究方面的文件材料；8.本级形成的志书清样、底稿、定稿、历次修改稿及本级志稿的评稿、审稿材料；9.本级收集、征集的档案资料，口碑材料、回忆录、历史照片等；10.本级收集的有关本县的历届志书、史料等。

    三、方志资料的收集

做好方志资料的建档工作，收集工作是关键。我们将方志资料确定归档范围后，按归档范围开始进行收集，收集工作要把握以下几点：一是管理人员要做到积极主动、认真负责。通过各种形式，扩大宣传、提高认识，取得全社会对资料收集工作的支持。其次，应采取重点收集和普遍收集结合方式，再次，加强与各单位协作，以利于资料收集，以促进资料编写；二是随时随地收集，对资料的收集，要力争做到随时随地，因为资料随时产生，随时收集不但有利于利用，而且还防止损坏散失；三是要多途径、多方式收集。因方志资料来源比较广泛，其途径和方式也应多种多样，归纳起来通常有接收、征集、复制等。利用这些方法进行收集就会使方志资料门类齐全、完整。

    四、认真做好方志资料的整理工作

一般来说，方志资料的归档范围确定收集工作完成后，下一步的工作就是分类整理，鉴于方志资料档案这一特点，我们可以把方志档案定为专门档案或专业档案，按专门档案分类方案原则可按问题分类，可分为：1、行政管理类：含行政管理和业务管理工作的文件、计划、总结、会计材料、图表、声像等；2、编纂研究类：含业务指导讲课、理论研究、评稿、审稿、历次修改稿等；3、编纂成果类：含县志、总志、分志的定稿、清样、志书；4、编纂素材类：含收集、征集手工艺反映本县历史的资料、口碑资料、回忆录、照片等。以上材料分类之后，根据文件材料的使用价值，划分保管期限、装订、编目、上架。以上程序完成后，标志着方志资料建档工作已基本完毕。

地方志是一种以区域为中心，记述某一地区政治、经济、军事、文化等历史资料的总汇。它为本地区科学研究和国民经济的发展提供了科学翔实的不可缺少的宝贵资料。因此，方志资料的建档工作是十分必要的。

（作者单位：内蒙古赤峰市巴林左旗档案局）