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第六期

  • （志鉴论坛）浅谈资料在方志工作中的作用
  • 　  方志是系统记载各地自然、经济、政治、文化、科学、技术、社会、历史状况的重要文献典籍。方志以其所载信息量大，堪补史书之阙，具有存史资治、利国益民的功能。它源远流长，亘贯古今，延续不衰，卷帙浩繁，历来被视为中华民族文化宝库中的瑰宝。中国地方志以起源早、持续久、类型全、数量多而享誉于世界。中国在2000多年前在儒家经典著作《论语》中就开始对文献有所认定。据今人的考订,认为地方文献最早受到重视的是1941年图书馆界前辈杜定友先生在韶关任广东图书馆馆长时，他规定地方文献应包括史料、人物、出版三方面（虽然这一说法不太准确）。据《中国地方志联合目录》的统计,仅保存至今的宋至民国时期的方志就有8264种,11万余卷,占中国古籍的十分之一左右,而实际数字尚不止于。据统计截至2000年11月,已出版面世的新编三级志书,有4000余部。
    　　过去资料管理的科学性、重要性往往容易被人们忽视。资料工作的滞后严重地影响了方志工作的进程和志书质量，大大降低了资料的利用率，使资料的功能不能更好地发挥作用，由此地方志资源不能被社会充分利用。随着数字化、网络化时代的迅猛发展和地方志事业的不断进步，传统的思维方式和运作模式已无法适应今天的工作环境，在总结资料管理工作的经验与不足的同时，如何提高资料管理水平，充分发挥其功能，更好地服务于方志工作，值得我们认真研究和探讨。
    　　一、 资料管理对方志工作的重要性
    　　在各地区修志机构刚刚建立时，由于受到人员、经费、基础设施等因素影响，从很大程度上制约了资料工作的开展，资料的管理功能没有得到充分发挥，因此，对修志工作的帮助和促进是非常有限的。仅从资料管理工作来看：第一、其时间跨度大、对资料的挖掘、整理力度不够，造成一些历史资料的断档和空白；第二、资料的精确度把握不够。有些资料在文字表述上不够精练，冗余度高。对事物的记载不够全面，只重现状，缺乏历史资料的记载，有的甚至造成一些资料性失误，大大降低了志书的资料价值；第三、个别志书在图片资料的选用上把关不严，照片的主题不够鲜明、内容也很平庸，有失志书的庄重和严谨。近年来，全国各省、自治区、直辖市和部分县、区修志机构先后编辑出版了各类《年鉴》、《资料汇编》，更是方志工作中重要的资料来源，与志书形成互补。因此，地方志资料管理工作应该是修志工作中一项长期的、十分重要的基础性工作。它既服务于修志，更要面向社会各阶层，提供宝贵的地方志信息资源服务，为人类的文明、进步所利用。
    　　二、 如何提高资料管理工作水平
    　　资料管理要想挖掘自身的潜能，提高对方志工作的服务水平，就必须借助现代高科技手段和科学的管理方法，提供方便、快捷、准确的资料信息，逐步拉近与方志工作的距离。根据多年的实践经验，资料管理工作已逐渐走向正规划、科学化、系统化进程。第一、 资料信息的收集。资料信息的收集是方志工作中资料的积累。地方志信息具有很强的专业性，收集时应把握其实用性、完整性、连续性、以及科学性原则。?第二、资料管理软件的应用及资料整理。资料管理软件的运行改变了旧的工作环境，它便于资料信息的网上发布、查询、登记、以及统计等方面工作。?资料整理是资料管理工作中一个十分重要的组成部分，也是管理过程中的高级阶段，它是对资料进行再利用或二次开发，从根本上改变了过去资料管理工作只注重收藏、管理，而不生产信息产品的运作模式，从而提高了服务档次，拓宽了服务项目。资料整理工作还具有很好的市场发展前景，它可以独立成书、也可制作成电子读物或以网络信息发布。
    　　三、 加强管理人员自身素质和资料信息交流
    　　随着方志工作的稳步推进和信息技术的不断提高，培养一支高素质、高效率的资料管理人员队伍势在必行。第一、加强内部管理。由于过去管理机制的不健全，目标、责任不明确，加之长期以来在资料管理工作中形成的松散习惯，致使资料管理水平及工作效率低下。只有加强内部管理与监督机制、制定目标责任制、实行奖惩制度，才能从根本上改变旧的面貌。第二、加强业务培训。知识的陈旧阻碍着现代化管理的发展速度，现代管理技术对资料管理人员的要求又在不断提高。这就要求我们不断加强专业理论学习，组织、举办业务培训，根本上提高对方志资料的挖掘和整理能力。第三、转变观念、提高认识。观念的守旧制约着现代化管理的发展水平。过去，人们对资料管理工作没有一个正确的看法，认为只是简单地收藏和管理，工作缺乏挑战性和创造性。随着信息化建设的快速推进，管理技术的不断提高，迫使我们必须转变旧的思想观念，树立信心。重新认识资料管理工作的科学性、重要性及先进性，才能保证现代化管理工作的顺利进行。
    　　综上所述，只有认识到位、管理到位，不断研究、努力创新，才能真正提高资料的现代化管理水平。改善资料的收集、整理和利用，提高和贴近方志工作，为资料的充分利用打下坚实的基础，创造良好的资源环境使方志工作取得丰硕的成果。
    （作者：呼和浩特党史地方志办公室）
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  • （志鉴论坛）浅谈资料在方志工作中的作用
  • 　  方志是系统记载各地自然、经济、政治、文化、科学、技术、社会、历史状况的重要文献典籍。方志以其所载信息量大，堪补史书之阙，具有存史资治、利国益民的功能。它源远流长，亘贯古今，延续不衰，卷帙浩繁，历来被视为中华民族文化宝库中的瑰宝。中国地方志以起源早、持续久、类型全、数量多而享誉于世界。中国在2000多年前在儒家经典著作《论语》中就开始对文献有所认定。据今人的考订,认为地方文献最早受到重视的是1941年图书馆界前辈杜定友先生在韶关任广东图书馆馆长时，他规定地方文献应包括史料、人物、出版三方面（虽然这一说法不太准确）。据《中国地方志联合目录》的统计,仅保存至今的宋至民国时期的方志就有8264种,11万余卷,占中国古籍的十分之一左右,而实际数字尚不止于。据统计截至2000年11月,已出版面世的新编三级志书,有4000余部。
    　　过去资料管理的科学性、重要性往往容易被人们忽视。资料工作的滞后严重地影响了方志工作的进程和志书质量，大大降低了资料的利用率，使资料的功能不能更好地发挥作用，由此地方志资源不能被社会充分利用。随着数字化、网络化时代的迅猛发展和地方志事业的不断进步，传统的思维方式和运作模式已无法适应今天的工作环境，在总结资料管理工作的经验与不足的同时，如何提高资料管理水平，充分发挥其功能，更好地服务于方志工作，值得我们认真研究和探讨。
    　　一、 资料管理对方志工作的重要性
    　　在各地区修志机构刚刚建立时，由于受到人员、经费、基础设施等因素影响，从很大程度上制约了资料工作的开展，资料的管理功能没有得到充分发挥，因此，对修志工作的帮助和促进是非常有限的。仅从资料管理工作来看：第一、其时间跨度大、对资料的挖掘、整理力度不够，造成一些历史资料的断档和空白；第二、资料的精确度把握不够。有些资料在文字表述上不够精练，冗余度高。对事物的记载不够全面，只重现状，缺乏历史资料的记载，有的甚至造成一些资料性失误，大大降低了志书的资料价值；第三、个别志书在图片资料的选用上把关不严，照片的主题不够鲜明、内容也很平庸，有失志书的庄重和严谨。近年来，全国各省、自治区、直辖市和部分县、区修志机构先后编辑出版了各类《年鉴》、《资料汇编》，更是方志工作中重要的资料来源，与志书形成互补。因此，地方志资料管理工作应该是修志工作中一项长期的、十分重要的基础性工作。它既服务于修志，更要面向社会各阶层，提供宝贵的地方志信息资源服务，为人类的文明、进步所利用。
    　　二、 如何提高资料管理工作水平
    　　资料管理要想挖掘自身的潜能，提高对方志工作的服务水平，就必须借助现代高科技手段和科学的管理方法，提供方便、快捷、准确的资料信息，逐步拉近与方志工作的距离。根据多年的实践经验，资料管理工作已逐渐走向正规划、科学化、系统化进程。第一、 资料信息的收集。资料信息的收集是方志工作中资料的积累。地方志信息具有很强的专业性，收集时应把握其实用性、完整性、连续性、以及科学性原则。?第二、资料管理软件的应用及资料整理。资料管理软件的运行改变了旧的工作环境，它便于资料信息的网上发布、查询、登记、以及统计等方面工作。?资料整理是资料管理工作中一个十分重要的组成部分，也是管理过程中的高级阶段，它是对资料进行再利用或二次开发，从根本上改变了过去资料管理工作只注重收藏、管理，而不生产信息产品的运作模式，从而提高了服务档次，拓宽了服务项目。资料整理工作还具有很好的市场发展前景，它可以独立成书、也可制作成电子读物或以网络信息发布。
    　　三、 加强管理人员自身素质和资料信息交流
    　　随着方志工作的稳步推进和信息技术的不断提高，培养一支高素质、高效率的资料管理人员队伍势在必行。第一、加强内部管理。由于过去管理机制的不健全，目标、责任不明确，加之长期以来在资料管理工作中形成的松散习惯，致使资料管理水平及工作效率低下。只有加强内部管理与监督机制、制定目标责任制、实行奖惩制度，才能从根本上改变旧的面貌。第二、加强业务培训。知识的陈旧阻碍着现代化管理的发展速度，现代管理技术对资料管理人员的要求又在不断提高。这就要求我们不断加强专业理论学习，组织、举办业务培训，根本上提高对方志资料的挖掘和整理能力。第三、转变观念、提高认识。观念的守旧制约着现代化管理的发展水平。过去，人们对资料管理工作没有一个正确的看法，认为只是简单地收藏和管理，工作缺乏挑战性和创造性。随着信息化建设的快速推进，管理技术的不断提高，迫使我们必须转变旧的思想观念，树立信心。重新认识资料管理工作的科学性、重要性及先进性，才能保证现代化管理工作的顺利进行。
    　　综上所述，只有认识到位、管理到位，不断研究、努力创新，才能真正提高资料的现代化管理水平。改善资料的收集、整理和利用，提高和贴近方志工作，为资料的充分利用打下坚实的基础，创造良好的资源环境使方志工作取得丰硕的成果。
    （作者：呼和浩特党史地方志办公室）
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