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  • (档案工作)浅谈公路工程档案的收集与管理
  •     【摘  要】公路工程建设项目相关档案的文件材料,既是工程建设的真实记录,又是全面鉴定工程质量,日后查明事故原因、追究事故责任的重要依据,重视档案管理及相关的行为具有十分重要意义。本文就如何做好公路工程建设项目档案管理工作进行了一定的分析和探讨。
        【关键词】公路工程建设;工程档案;收集;管理  
        公路工程建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂等特点,因而形成的档案种类多、数量大、价值高。这些档案是重点建设项目的真实记录,也是全面鉴定工程质量,查明事故原因,追究事故责任的重要依据,还是国家档案的重要组成部分,所以做好公路工程档案工作,利在当代,功在千秋。
        公路工程建设项目从立项到工程竣工,其中的内涵和轨迹将用档案材料予以记载和确认,档案材料不仅是管理状况的镜子,工程建设的见证,而且反映出工程质量的内涵,可以说,对工程档案管理工作的重视,就是对工程建设本身的重视。因此重视档案管理及相关的行为具有十分重要意义。下面就对搞好工程档案管理谈几点个人的观点。
        1要重视公路工程档案的管理工作
        做好工程档案管理工作的意义至少有三层。第一、工程档案是工程建设的一个缩影,因此及时回收档案资料,加强档案管理,有利于及时了解工程建设情况,并加强工程管理。工程档案的前期工作为工程建设管理提供必要的工程决策信息,因此工程档案管理的好坏反映工程管理工作的好坏。第二、加强工程档案工作的管理,有利于加强对工程的监督。因此加强作为工程管理基础的工程档案管理,将有利于抑制当前工程领域的腐败。第三、真实的档案资料是一个工程项目的历史,是一种重要的资源,通过档案积累有利于对其研究,提高以后的工程管理理论水平。由此可见工程档案的重要性。
        2建立领导负责制,配置专门的档案室,实行专人严格管理制度
        工程建设中对工程质量、工程进度、工程费用等控制均有相关相对的独立运行线路,而且责任明确,而在工程建设当中不少单位在档案管理工作中不仅没有专门的职能部门,甚至不设专人,使用兼职人员,对档案管理的工作不到检查不整理,不到竣工不归档。因此在监理进驻场后就要建立以监理部门负责人为第一责任人的专人管理制度,档案管理员直接对第一责任人负责,进行档案归档工作,并督促各专业监理工程师对档案的收集并及时整理工作。另外项目要为档案管理专班设专室、专柜,并在项目内部管理中赋予相对的职责与权利,保证责权一致,这对搞好档案管理来说起到充分的保证作用。在建设过程中,监理单位不仅要这样要求自身,而且要严格要求承包商,因为监理与施工资料是相互对应的。事实说明这样的专人管理制度对档案管理顺利归档起到了特别的效果。
        3做好档案管理的收集与整理工作
        公路工程的行业特征注定了其档案的特殊性,一道工序所需资料就能达10多张甚至20张,那么随着施工的进展,一个分项下来,其数量之多而杂。那么如果不在资料产生源头抓,等工程进展快结束时来收集,可以预料其工作量及其难度,而且资料容易流失,此时编制假资料就会发生。因此,在档案管理的产生、收集、整理中应把档案严格分类,并把各类别的产生人、收集人、整理人,分别给予明确,使其能不因责任不明而造成管理疏忽。工程档案在生成后,制定严格的收集整理归档制度,认真做好公路工程档案管理的收集与整理工作。
        3.1 注重资料源头的质量
        在公路工程建设过程中,重点难点就是在工程建设的施工档案上,因其量大,产生周期长,所以中间稍有不甚会产生较多问题。因此在档案管理的实际运作中应注重每一张资料的质量(内容真实、填写规范、项目完整、计算及用词准确)。在资料的源头处资料常会出现一些问题,成为资料质量的“拦路虎”,主要有:
        3.1.1 标准不一致的问题。如路基压实度自检频率,公路工程质量检验评定(98)标准为“每2000m2每压实层4点”,而公路路基施工技术规范为“每2000 m2检验8点”。虽然检验评定标准新于路基施工技术规范,但检验评定标准并没有说明降低检验频率的原因,却明确地说明“本标准不能代替施工技术规范”。因资料最终是要参加评定的,往往按照评定标准的频率进行检测,这样自检频率就达不到要求,监理的检测一般为自检的30%频率,也难达到要求。
        3.1.2不能如实填写的问题。如中线偏位测量,在实际测量中早就使用全站仪代替经纬仪,但在相关资料填写中却照抄规范填写“经纬仪”;路基压实度检测方法栏目不填写灌砂、环刀或者核子仪等具体操作方法,而是机械地照抄规范中的“密度法”,不能反映真实的检测情况。
        3.2 工程行为先天不足带来的资料问题
        3.2.1 如灌砂法测压实度用酒精燃烧代替烘箱测含水量,且分取的土样粒料总重的比例过低,不符合规范要求,试验结论的可信度也不高,属于不合格资料。用核子仪测压实度前未按规定与灌砂法(沥青面层与芯样对比)进行对比试验,未按规定求出两者之间的相关关系而确定修正数据,或虽有修正数据而不予落实。用燃烧炉测沥青混合料油石比前未按规定与抽提法对比试验。测定路基路面弯沉,不重视轮胎充气压力和单轮压面当量圆直径的测量,相关资料栏目的数据多为编造。
        3.2.2 受条件限制,部分项目试验自身完成,必须外委试验,如桥梁工程的预应力钢绞线、锚具组件、伸缝装置、橡胶支座,路面工程的沥青、改性沥青、面层石料的全套指标试验,沥青混合料车辙、冻融劈裂等试验,交通安全设施的标线涂料、标志牌、隔离栅、护栏钢材,排水设施的PVC管,机电土建工程的硅芯管、玻璃钢电缆管箱、镀锌分歧钢管,外委试验有的没送检或未将外委试验报告妥善保管而丢失。部分承包人对原材料、商品购件的出厂资料审查不严,不是缺合法的产品证明,就是缺有效力的质量检测资料,这样的出厂资料不具说服力,不具备归档价值。
        3.2.3 对于定期标定的与“量”有关的仪器、设备(如预应力张拉中千斤顶和油压表、试验室的压力设备等),不能按要求进行标定,甚至不标定,这样既影响测试结论的可靠性,又缺少相关的标定资料组卷归档。
        3.2.4 监管力度稍不到位,各类原材料(主要是矿料、水泥、钢材、沥青)、水泥试件、沥青混合料等试验频率不足。各类试验段产生的相关参数与正式施工的数据脱节,形成两张皮,经不起分析,经不住追溯。缺乏相应的调整说明的文件材料。工程变更附件缺少一一对应的、能体现规范运作的支撑资料;有些工程竣工数量(实际结算数量)与竣工图相关数据和几何尺寸不相符合,与工程量结算清单不一致;预制梁板编号因安装就位被打乱,势必影响今后相关资料的查询。施工中,工程缺陷将从外观目测,现场检测,室内试验发现,这些缺陷经处理补救后,往往没有保存考查价值的工程案例资料。
        3.3 对遗漏某些不可或缺资料的处理
        某些施工环节,未制定统一的原始记录样表,这样会误认为相关资料可有可无,不予保存,有些单位则编数据以假乱真;更有甚者,有些工程环节因“无资料要求”放弃质量检查(自检和抽检)而留下隐患。如灌砂法测压实并锥体砂重、量砂的单位质量需按要标定,因标定结果对压实度大水十分敏感,将标定数据略微增大,不合格的压实效果会得出压实合格的试验结论。沥青混合料相对最大理论密度用工艺法控制路基压实度的数据因无资料而不可追溯,因不需要沥青混合料拌合楼粉尘清除记录,不需要桥面连续部位钢筋结构的检查资料,这些环节常被忽略。
        3.4 容易忽视的“隐性资料”
        3.4.1 如沥青混凝土面层集料按设计一般分为四个粒级,即1#至4#料,承包商对原材料只能从已进场分级堆放的集料中分别取样。依据公路工程集料试验规程,达不到规定粒径的集料不能做压碎值、针片状含量等试验而缺少相关的试验资料。这就是所谓的隐性问题。
        3.4.2 路面半刚性基层宜用灌砂法检测压实度,沥青混凝土面层应以现场取芯为主检测压实度,这两种方法的检测结果随同试验报告将作为有效结论而被认定,但在施工过程中必须使用核子仪对压实效果动态跟踪快速检测,以确定是否需要继续碾压?虽然作为动态跟踪检测的压实度资料,不必组卷归档,但为证明施工过程的规范(即采用了核子仪动态检测),必须将核子仪分别与灌砂法、钻孔取芯的结果进行对比试验的全套资料收集归档。一般拿不出此类对比试验资料的原因如下:一是未进行动态跟踪检测,二是检测前未作对比试验,三是将资料搞丢了。这就是另一类隐性资料。
        3.5 容易被忽略的原始资料
        3.5.1 各类试验(含路基、路面试验段)、标准试验(含混合料配合比、各种标准击实)报告无监理的审批意见。
        3.5.2 防护、排水、砌筑工程中监理认可的检查资料。
        3.5.3 沥青面层施工中,不重视三个打印——沥青混合料拌合机自动打印记录每盘拌合结果、马歇尔试验、油石比燃烧炉自动打印每次实验结果等重要资料的收集入卷。
        3.5.4 桥梁支座垫石与橡胶支座底面、梁板与橡胶支座顶面接触不平顺部位的填塞处理资料,四氟板滑动支座与梁体受力情况的检查资料。
        3.5.5 桥面泄水管安装效果资料;桥梁施工中各类断缝尺寸检查资料。各部位钢筋焊接所用焊条规格型号。
        3.6 资料的闭合问题
        在工程施工也会出现如因施工单位违反监理程序,违规施工等,作为监理,会对此类事件,发出监理通知,如通用函件、红头文件、缺陷报告、工作指令、暂停工令等各类资料,此类事件发生后,一般都立即对现场作出相应的措施,但对此类资料的反馈资料在整理归档时却没有。
        4及时收回并归档工程建设资料
        实践中发现及时收回归档工程资料是相当有必要的。如果工程交工一段时间后再向各施工监理单位收集档案资料,存在以下难题:一是短缺不少应有资料,二是缺少监理等签字盖章。由于施工监理各单位人员已离开工地而分散各地,实际上这些工作已难以真正尽到责任,最后不了了之。给工程档案资料和整个工程留下“尾巴”。在正常情况下,我们不应在工程交工较长一段时间后才回收、归档工程档案资料。在工程款支付及时、工程档案资料已经过初验的条件下,工程交工资料至少应在工程交工时同时移交业主。这样的话,工程档案资料相当于工程质量保证资料。这样会有利于维护工程质量,也可避免日后工程档案的拖拖拉拉,也有利于防治在工程资料中做手脚。
        5努力提高档案管理人员的素质
        工程建设中所涉及的所有工程建设单位工作人员,往往档案资料工作不在同一水平线上。因此要及时调查了解各单位的具体情况,可以做到宣传先进,让后进向先进学习。这样有利于提高工程档案的整体水平,也有利于提高工程管理水平。作为监理在工程中有着至关重要的作用,因此在档案管理的工作中要做到及时与上级沟通,把出现的问题及时上报,以便得到及时的解决。另外还要加强单位与单位之间的沟通,以学他人之长,补己之短,学习档案管理中好的做法。
        档案管理是一个漫长的过程,在工作过程中监理应当组织对承包商的档案定时定项的检查,对自己的档案管理定时定项检查并召开专题会议,总结学习,这样不仅能提高档案管理水平和档案管理人员的素质,还能及时解决各种各样的新问题。

    (作者:内蒙古交通厅史志办)
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  • (档案工作)浅谈公路工程档案的收集与管理
  •     【摘  要】公路工程建设项目相关档案的文件材料,既是工程建设的真实记录,又是全面鉴定工程质量,日后查明事故原因、追究事故责任的重要依据,重视档案管理及相关的行为具有十分重要意义。本文就如何做好公路工程建设项目档案管理工作进行了一定的分析和探讨。
        【关键词】公路工程建设;工程档案;收集;管理  
        公路工程建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂等特点,因而形成的档案种类多、数量大、价值高。这些档案是重点建设项目的真实记录,也是全面鉴定工程质量,查明事故原因,追究事故责任的重要依据,还是国家档案的重要组成部分,所以做好公路工程档案工作,利在当代,功在千秋。
        公路工程建设项目从立项到工程竣工,其中的内涵和轨迹将用档案材料予以记载和确认,档案材料不仅是管理状况的镜子,工程建设的见证,而且反映出工程质量的内涵,可以说,对工程档案管理工作的重视,就是对工程建设本身的重视。因此重视档案管理及相关的行为具有十分重要意义。下面就对搞好工程档案管理谈几点个人的观点。
        1要重视公路工程档案的管理工作
        做好工程档案管理工作的意义至少有三层。第一、工程档案是工程建设的一个缩影,因此及时回收档案资料,加强档案管理,有利于及时了解工程建设情况,并加强工程管理。工程档案的前期工作为工程建设管理提供必要的工程决策信息,因此工程档案管理的好坏反映工程管理工作的好坏。第二、加强工程档案工作的管理,有利于加强对工程的监督。因此加强作为工程管理基础的工程档案管理,将有利于抑制当前工程领域的腐败。第三、真实的档案资料是一个工程项目的历史,是一种重要的资源,通过档案积累有利于对其研究,提高以后的工程管理理论水平。由此可见工程档案的重要性。
        2建立领导负责制,配置专门的档案室,实行专人严格管理制度
        工程建设中对工程质量、工程进度、工程费用等控制均有相关相对的独立运行线路,而且责任明确,而在工程建设当中不少单位在档案管理工作中不仅没有专门的职能部门,甚至不设专人,使用兼职人员,对档案管理的工作不到检查不整理,不到竣工不归档。因此在监理进驻场后就要建立以监理部门负责人为第一责任人的专人管理制度,档案管理员直接对第一责任人负责,进行档案归档工作,并督促各专业监理工程师对档案的收集并及时整理工作。另外项目要为档案管理专班设专室、专柜,并在项目内部管理中赋予相对的职责与权利,保证责权一致,这对搞好档案管理来说起到充分的保证作用。在建设过程中,监理单位不仅要这样要求自身,而且要严格要求承包商,因为监理与施工资料是相互对应的。事实说明这样的专人管理制度对档案管理顺利归档起到了特别的效果。
        3做好档案管理的收集与整理工作
        公路工程的行业特征注定了其档案的特殊性,一道工序所需资料就能达10多张甚至20张,那么随着施工的进展,一个分项下来,其数量之多而杂。那么如果不在资料产生源头抓,等工程进展快结束时来收集,可以预料其工作量及其难度,而且资料容易流失,此时编制假资料就会发生。因此,在档案管理的产生、收集、整理中应把档案严格分类,并把各类别的产生人、收集人、整理人,分别给予明确,使其能不因责任不明而造成管理疏忽。工程档案在生成后,制定严格的收集整理归档制度,认真做好公路工程档案管理的收集与整理工作。
        3.1 注重资料源头的质量
        在公路工程建设过程中,重点难点就是在工程建设的施工档案上,因其量大,产生周期长,所以中间稍有不甚会产生较多问题。因此在档案管理的实际运作中应注重每一张资料的质量(内容真实、填写规范、项目完整、计算及用词准确)。在资料的源头处资料常会出现一些问题,成为资料质量的“拦路虎”,主要有:
        3.1.1 标准不一致的问题。如路基压实度自检频率,公路工程质量检验评定(98)标准为“每2000m2每压实层4点”,而公路路基施工技术规范为“每2000 m2检验8点”。虽然检验评定标准新于路基施工技术规范,但检验评定标准并没有说明降低检验频率的原因,却明确地说明“本标准不能代替施工技术规范”。因资料最终是要参加评定的,往往按照评定标准的频率进行检测,这样自检频率就达不到要求,监理的检测一般为自检的30%频率,也难达到要求。
        3.1.2不能如实填写的问题。如中线偏位测量,在实际测量中早就使用全站仪代替经纬仪,但在相关资料填写中却照抄规范填写“经纬仪”;路基压实度检测方法栏目不填写灌砂、环刀或者核子仪等具体操作方法,而是机械地照抄规范中的“密度法”,不能反映真实的检测情况。
        3.2 工程行为先天不足带来的资料问题
        3.2.1 如灌砂法测压实度用酒精燃烧代替烘箱测含水量,且分取的土样粒料总重的比例过低,不符合规范要求,试验结论的可信度也不高,属于不合格资料。用核子仪测压实度前未按规定与灌砂法(沥青面层与芯样对比)进行对比试验,未按规定求出两者之间的相关关系而确定修正数据,或虽有修正数据而不予落实。用燃烧炉测沥青混合料油石比前未按规定与抽提法对比试验。测定路基路面弯沉,不重视轮胎充气压力和单轮压面当量圆直径的测量,相关资料栏目的数据多为编造。
        3.2.2 受条件限制,部分项目试验自身完成,必须外委试验,如桥梁工程的预应力钢绞线、锚具组件、伸缝装置、橡胶支座,路面工程的沥青、改性沥青、面层石料的全套指标试验,沥青混合料车辙、冻融劈裂等试验,交通安全设施的标线涂料、标志牌、隔离栅、护栏钢材,排水设施的PVC管,机电土建工程的硅芯管、玻璃钢电缆管箱、镀锌分歧钢管,外委试验有的没送检或未将外委试验报告妥善保管而丢失。部分承包人对原材料、商品购件的出厂资料审查不严,不是缺合法的产品证明,就是缺有效力的质量检测资料,这样的出厂资料不具说服力,不具备归档价值。
        3.2.3 对于定期标定的与“量”有关的仪器、设备(如预应力张拉中千斤顶和油压表、试验室的压力设备等),不能按要求进行标定,甚至不标定,这样既影响测试结论的可靠性,又缺少相关的标定资料组卷归档。
        3.2.4 监管力度稍不到位,各类原材料(主要是矿料、水泥、钢材、沥青)、水泥试件、沥青混合料等试验频率不足。各类试验段产生的相关参数与正式施工的数据脱节,形成两张皮,经不起分析,经不住追溯。缺乏相应的调整说明的文件材料。工程变更附件缺少一一对应的、能体现规范运作的支撑资料;有些工程竣工数量(实际结算数量)与竣工图相关数据和几何尺寸不相符合,与工程量结算清单不一致;预制梁板编号因安装就位被打乱,势必影响今后相关资料的查询。施工中,工程缺陷将从外观目测,现场检测,室内试验发现,这些缺陷经处理补救后,往往没有保存考查价值的工程案例资料。
        3.3 对遗漏某些不可或缺资料的处理
        某些施工环节,未制定统一的原始记录样表,这样会误认为相关资料可有可无,不予保存,有些单位则编数据以假乱真;更有甚者,有些工程环节因“无资料要求”放弃质量检查(自检和抽检)而留下隐患。如灌砂法测压实并锥体砂重、量砂的单位质量需按要标定,因标定结果对压实度大水十分敏感,将标定数据略微增大,不合格的压实效果会得出压实合格的试验结论。沥青混合料相对最大理论密度用工艺法控制路基压实度的数据因无资料而不可追溯,因不需要沥青混合料拌合楼粉尘清除记录,不需要桥面连续部位钢筋结构的检查资料,这些环节常被忽略。
        3.4 容易忽视的“隐性资料”
        3.4.1 如沥青混凝土面层集料按设计一般分为四个粒级,即1#至4#料,承包商对原材料只能从已进场分级堆放的集料中分别取样。依据公路工程集料试验规程,达不到规定粒径的集料不能做压碎值、针片状含量等试验而缺少相关的试验资料。这就是所谓的隐性问题。
        3.4.2 路面半刚性基层宜用灌砂法检测压实度,沥青混凝土面层应以现场取芯为主检测压实度,这两种方法的检测结果随同试验报告将作为有效结论而被认定,但在施工过程中必须使用核子仪对压实效果动态跟踪快速检测,以确定是否需要继续碾压?虽然作为动态跟踪检测的压实度资料,不必组卷归档,但为证明施工过程的规范(即采用了核子仪动态检测),必须将核子仪分别与灌砂法、钻孔取芯的结果进行对比试验的全套资料收集归档。一般拿不出此类对比试验资料的原因如下:一是未进行动态跟踪检测,二是检测前未作对比试验,三是将资料搞丢了。这就是另一类隐性资料。
        3.5 容易被忽略的原始资料
        3.5.1 各类试验(含路基、路面试验段)、标准试验(含混合料配合比、各种标准击实)报告无监理的审批意见。
        3.5.2 防护、排水、砌筑工程中监理认可的检查资料。
        3.5.3 沥青面层施工中,不重视三个打印——沥青混合料拌合机自动打印记录每盘拌合结果、马歇尔试验、油石比燃烧炉自动打印每次实验结果等重要资料的收集入卷。
        3.5.4 桥梁支座垫石与橡胶支座底面、梁板与橡胶支座顶面接触不平顺部位的填塞处理资料,四氟板滑动支座与梁体受力情况的检查资料。
        3.5.5 桥面泄水管安装效果资料;桥梁施工中各类断缝尺寸检查资料。各部位钢筋焊接所用焊条规格型号。
        3.6 资料的闭合问题
        在工程施工也会出现如因施工单位违反监理程序,违规施工等,作为监理,会对此类事件,发出监理通知,如通用函件、红头文件、缺陷报告、工作指令、暂停工令等各类资料,此类事件发生后,一般都立即对现场作出相应的措施,但对此类资料的反馈资料在整理归档时却没有。
        4及时收回并归档工程建设资料
        实践中发现及时收回归档工程资料是相当有必要的。如果工程交工一段时间后再向各施工监理单位收集档案资料,存在以下难题:一是短缺不少应有资料,二是缺少监理等签字盖章。由于施工监理各单位人员已离开工地而分散各地,实际上这些工作已难以真正尽到责任,最后不了了之。给工程档案资料和整个工程留下“尾巴”。在正常情况下,我们不应在工程交工较长一段时间后才回收、归档工程档案资料。在工程款支付及时、工程档案资料已经过初验的条件下,工程交工资料至少应在工程交工时同时移交业主。这样的话,工程档案资料相当于工程质量保证资料。这样会有利于维护工程质量,也可避免日后工程档案的拖拖拉拉,也有利于防治在工程资料中做手脚。
        5努力提高档案管理人员的素质
        工程建设中所涉及的所有工程建设单位工作人员,往往档案资料工作不在同一水平线上。因此要及时调查了解各单位的具体情况,可以做到宣传先进,让后进向先进学习。这样有利于提高工程档案的整体水平,也有利于提高工程管理水平。作为监理在工程中有着至关重要的作用,因此在档案管理的工作中要做到及时与上级沟通,把出现的问题及时上报,以便得到及时的解决。另外还要加强单位与单位之间的沟通,以学他人之长,补己之短,学习档案管理中好的做法。
        档案管理是一个漫长的过程,在工作过程中监理应当组织对承包商的档案定时定项的检查,对自己的档案管理定时定项检查并召开专题会议,总结学习,这样不仅能提高档案管理水平和档案管理人员的素质,还能及时解决各种各样的新问题。

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